PERKECIL BEBAN PERUSAHAAN TANPA MASALAH

KELOMPOK 6

ADITYA KURNIA.N.P (10113238)

M.SHALIM ISLAHI (16113142)

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

DEPOK

2015

KATA PENGANTAR

   Alhamdullilah puji serta rasa syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas segala nikmat dan limpahan rahmat-Nya yang diberikan kepada penulis memungkinkan bagi penulis untuk menyelesaikan penulisan ilmiah ini yang berjudul Perkecil Beban Perusahaan Tanpa Masalah.

Penulis menyadari bahwa Penulisan ini masih jauh dari kesempurnaan mengingat keterbatasan waktu, pengetahuan dan pengalaman penulis. Untuk itu penulis mengharapkan saran serta kritik yang membangun dari berbagai pihak guna kesempurnaan Penulisan ini.

Semoga Allah SWT berkenan membuka Rahmat dan Karunia-Nya kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan ilmiah ini. Akhir kata, semoga penulisan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya.

 Jakarta, April 2015

 Kelompok 6

BAB I

PENDAHULUAN  

1.1 Latar Belakang

    Sebuah perusahaan memberikan fasilitas asuransi kepada karyawannya dengan sistem  yang digunakan saat ini adalah Managed Care , dengan sistem ini karyawan dapat menggunakan fasilitas asuransi tersebut tanpa ada batas plafon atau nominal.Pada saat ini perusahaan sedang mengalami kesulitan keuangan, jika perusahaan mengalami kesulitan keuangan tentunya harus ada biaya yang dikurangi, pemimpin perusahaan menemukan solusinya dengan cara merubah sistem asuransi yang awalnya Managed Care menjadi Indemnity.

1.2 Perumusan Masalah

Jika pada suatu perusahaan ada sistem yang ingin diubah , apalagi sistem tersebut menyangkut ke salah satu aset perusahaan yaitu karyawan , maka perlu ada pemberitahuan dan persetujuan dari karyawan . Menurut Jerald Greenberg (Managing Behaviour In Organization, 2005) penolakan karyawan merupakan bentuk perilaku organisasi yang dapat menurunkan produktifitas dan kepuasan karyawan.

1.3 Tujuan

Tujuan pembahasan ini adalah :

    Memahami bidang ilmu perilaku organisasi untuk mengatasi penolakan dan reaksi negatif dari karyawan yang terkait tentang perubahan sistem asuransi yang awalnya menggunakan sistem Managed Care menjadi sistem Indemnity care

    Menjelaskan strategi komunikasi yang terbaik untuk memberitahukan kepada karyawan atas perubahan sistem asuransi yang awalnya managed care menjadi Indemnity Care.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1  Perilaku Organisasi

Perilaku organisasi adalah sebuah bidang multidisiplin yang berguna untuk mengetahui perilaku dalam organisasi dengan cara mempelajari proses individu, grup dan organisasi secara sistematis.perilaku organisasi menggunakan pendekatan ilmiah untuk memahami perilaku organisasi maupun pendekatan praktisi untuk meningkatkan efektifitas organisasi dan kesejahteraan individu (Jerald Greenberg, 2005).

Karakteritik bidang ilmu perilaku organisasi adalah sebagai berikut:

    Perilaku organisasi didasarkan berdasarkan metode ilmiah (scientifik) untuk mengatasi permasalahan managerial.

    Perilaku organisasi mempelajari individu, kelompok dan organisasi

    Perilaku organisasi bersifat interdisiplin

    Perilaku organisasi digunakan sebagai dasar untuk meningkatkan efektifitas organisasi dan kesejahteraan individu

Perilaku organisasi berdasarkan pada pengetahuan yang bersumber dari riset keilmuan dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut :

    Survey. Teknik ini paling populer digunakan dalam bidang ilmu organisasi. Teknik ini dilakukan dengan menggunkan kuesioner untuk mengetahui bagaimana manusia merasa tentang berbagai aspek dari diri sendiri, pekerjaan dan organisasinya

    Experimental. Teknik ini digunakan untuk mempelajari hubungan sebab akibat. Teknik ini dilakukan dalam setting terkontrol (lab) atau kondisi actual untuk melihat bagaimana variabel-variabel tertentu mempengaruhi aspek perilaku.

    Observasi.Teknik ini melakukan pengamatan untuk mendapatkan informasi.

    Studi kasus . Teknik ini mungkin tidak tumum untuk beberapa organisasi. Teknik ini melakukan studi kasus kedalam organisasi untuk mengetahui peristiwa apa yang terjadi didalam organisasi.

2.2  Komunikasi Dalam Organisasi

            Menurut Jerald Greenberg dalam bukunya (Managing Behaviour In Organization, 2005) Komunikasi adalah proses terpenting dalam organisasi.Fungsi dasar dalam organisasi bergantung pada komunikasi.tanpa komunikasi organisasi tidak mungkin ada.

Dalam komunikasi ada berbagai step yaitu :

    Encoding , Proses dimana ide disampaikan sehingga dapat ditransmisikan atau diterima oleh penerima.

    Chanel Of Comunication , Jalur atau sarana untuk menyampaikan pesan(telepon,email,dll).

    Decoding, Proses dimana menerima menerima ide yang disampaikan oleh pengirim.

      Feedback , Proses membalas atau memberi ide lainnya dari penerima ke pengirim.

     Noise , bukan sebuah proses yang umum melainkan suatu yang mungkin terjadi yaitu kesalah pahaman antara pengirim dengan penerima.

2  cara tipe menyampaikan komunikasi

    Verbal Communication

    Proses mengirim pesan menggunakan kata - kata, contohnya obrolan antar muka, telephone, atau email , memo dan lainnya

    Non Verbal Communication

    Proses mengirim pesan tanpa menggunakan kata - kata bisa dibilang menggunakan isyarat.

 Hati - hati dalam menyampaikan pesan dengan non verbal comunication  karena diberbagai negara ada yang berbeda mengartikan sebuah isyarat, Jerald Greenberg (Managing Behaviour In Organization, 2005)

BAB III

PEMBAHASAN

Agar tidak terjadi hal yang diinginkan yaitu penolakan atau reaksi negatif dari para karyawan , maka untuk menginformasikan atau mengkomunikasikan kepada karyawan perlu ada strategi yang baik dan efektif.Menurut Jerald Greenberg dalam bukunya (Managing Behaviour In Organization, 2005) Komunikasi adalah proses terpenting dalam organisasi.Fungsi dasar dalam organisasi bergantung pada komunikasi.tanpa komunikasi organisasi tidak mungkin ada.

Sesuai teori yang ada sebelum kita melakukan komunikasi ke karyawan, kita perlu mengumpulkan data melalui teknik yang ada, yaitu :

Melakukan Survey

       Melakukan survery kedalam perusahaan tentang tanggapan karyawan tentang fasilitas Asuransi Kesehatan saat ini

       Melakukan survey untuk perusahaan Askes yang memberikan sistem Indemnity dan yang paling baik, serta fasilitas apa saja yang diberikan.

    

Melakukan Studi Kasus

        Mempelajari kasus diluar perusahaan yaitu perusahaan lain, melihat sebab akibat dari perusahaan yang telah mengubah fasilitas asuransinya yang awalnya managed care menjadi indemnity care

Setelah kita melakukan teknik diatas, maka kita akan mendapatkan berbagai data yaitu :

    Kita dapat mengetahui unek - unek dari pada karyawan tentang fasilitas asuransi saat ini.

    Kita dapat mengatahui Askes Indemnity yang paling baik saat ini.

    Kita akan tahu sebab akibat jika mengubah sistem asuransi dari managed care ke indemnity care

Setelah kita mendapatkan data diatas maka kita akan tahu bagaimana srategi komunikasi yang baik dan efektif untuk menginformasikan kepada karyawan tentang perubahan sistem asuransi.

3.1 Strategi Komunikasi

Dalam ha ini masalah yang di hadapi adalah masalh dimana perusahaan mengalami gangguan finansial yang mau tidak mau perusahaan harus merubah sistem asuransi karyawannya dari sistem managed care menjadi indemnity care. Perusahaan harus menentukan bagaimana cara penyampaian pada karyawan,  hal ini akan menjadi aspek yang paling rentan karena cara penyampaian perusahaan sangat mempengaruhi respon apa yang akan timbul dari karyawannya.

Pertama yang harus kita lihat adalah  melihat apakah yang akan kita komunikasikan dan siapakah yang menjadi komunikator yang menghubungkan petinggi perusahaan  dengan para karyawan tingkat bawah di perusahaan “The nature of engagement is a significant issue for corporate communicators since they are well-placed to influence workplace attitudes and stimulate employee motivation (kutipan dari Mary Welch Lancashire Business School, University of Central Lancashire, Preston, UK, berjudul The evolution of the employee engagement concept halaman 335) maksud dari kutipan pernyataan diatas adalah item komunikator ini sangatlah penting bagi perusahaan karena cara penyampaian yang dilakukan oleh komunikator ini dapat mempengaruhi kinerja dan juga motivasi karyawan dalam prodktifitas kerja karyawan itu sendiri.

Secara umum terdapat 3 jenis komunikasi internal yaitu , komunikasi vertical, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal (ido priyono hadi). Dalam masalah perusahaan sistem ini komunikasi yang pertama kali harus dilakukan adalah komunikasi vertical,  komunikasi vertical adalah komunikasi yang melibatkan pimpinan dan staff. Yang dimana komunikasi vertikan ini melibatkan para petinggi perusahaan dan kepala bagian dalam perusahaan tersebut, dan sangat perlu dilakukan sebelum mengkomunikasikannya kepada seluruh karyawan.

Setelah mendapatkan jenis komunikasi yang di terapkan dalam suatu perusahaan/organisasi kemudian kita harus menentukan bagaimana cara penyampaian informas tersebut. Ada beberapa tahapan dalam cara penyampaian informasi.

“Encoding the communication process begin when one party has an idea it wishes to transmit to another”Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 293. Pengkodean proses komunikasidimulai ketika satu pihak memiliki ide, dan ingin mengirimkan ke yang lain. Maksudnya satu memiliki ide dan ingin menyampaikan ide tersebut kepada yang lain,.

“chennels of communication is ready to be transmitted over on or more channel is of communication which information travel to reach the desired receiver” Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 293. Saluran komunikasi pesan dikodekan siap untuk di sampaikan melalui satu atau lebih saluran komunikasi yang informasi perjalanan untuk mencapai penerima yang diinginkan. Maksudnya pesan yang sudah final dan siap disampaikan kepada seluruh komponen organisasi dengan satu media, atau lebih sesuai capaian penerimaan dari informasi yang diinginkan.

receiving feedback allow sender to determine whether their messages have been understood properly from Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 293. Menerima umpan memungkinkan apakah pesan mereka telah dipahami dengan baik. Mksudnya dengan menerima tanggapan akan memungkinkan pengirim pesan bisa menentukan apakah pesan yang mereka sampaikan dapat diterima dan di pahami dengan baik atau tidak.

Menurut pengamatan kami cara yang efektif dalam contoh kasus seperti ini cara penyampaian komunikasi yang tepat adalah dengan penyampaian secara verbal. Yag pertama yaitu dengan mengadaka rapat antara manager dan dewan direksi. Mengapa yang pertama dilakukan oleh dewan direksi mengadakan rapat dengan manager saja rapat di lakukan ?  “The nature of engagement is a significant issue for corporate communicators since they are well-placed to influence workplace attitudes and stimulate employee motivation “ Mary Welch Lancashire Business School, University of Central Lancashire, Preston, UK, berjudul The evolution of the employee engagement concept halaman 335. Karena manager menjadi jembatan komunikasi antara dewan direksi selaku petinggi perusahaan dan para karyawan selaku elemen dasar perusahaan. Dan manager lah yang paling mengetahui bagaiana karakter dari karyawan yang di pimpinnya karena manager lah yang selalu berhubungan langsung dengan karyawan, bukan dewan direksi “downward communication consist of instruction, direction and order, that’s is messages, telling subordinate what they should be doing” Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 304.

Setelah menentukan komunikator dan tau apa yang harus di sampaikan, manager selaku komunikator antar elit perusahaan dan kayawan harus menyampaikan dengan jelas dan sedetail mungkin informasi yang perlu juga sejelas-jelasnya agar karyawan mengerti dan dapat menerima dengan baik maksud, tujuaan serta pesan yang disampaikan kepada masing – masing bagian yang di pimpinnya  “using needlessly formal language may impose a serious barrier to communication”Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 311.

Disini manager harus menjelaskan bahwa perubahan sistem dari managed care ke indemnity care merupakan pilihan terbaik bagi semua elemen dalam perusahaan. Dalam penyampaian ini pasti akan terjadi perdebatan dari para karyawan. Disinilah peran manager selaku komunikator perusahaan harus bisa menyampaikan bagaimana kondisi perusahaan, dengan menyampaikan dengan bahasa yang formal dan sejelas-sejalsnya agar pesan dapat di terima oleh karyawan “using needlessly formal language may impose a serious barrier to communication”Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 311. Disini manager harus menjelaskan mengapa perusahaan harus mengambil langkah seperti ini. karena jika perusahaan tetap memaksakan menggunakan sistem managed care sementara kondisi perusahaan sedang tidak sehat, akan berdampak lebih buruk kepada kelangsungan persahaan. Yang jika kondisi menjadi lebih buruk lagi bukan tidak  mungkin perusahaan akan mengambil tindakan memberhentikan/PHK sebagian karyawannya demi kelangsugan perusahaan. Jadi  sebelum sampai kepada kondisi seperti itu perusahaan harus mengambil langkah pencegahan degan mengganti sistem managed care menjadi indemnity care, dan manager harus memberi pengertian bahwa keputusan ini memang keputusan yang terbaik bagi seluruh elemen perusahaan. “It is been suggested that socially responsible companies perform well financially” managing behavior in organizations chapter 2.

 

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Perubahan sistem dalam organisasi akan berdampak pada perilaku karyawan atau organisasi. Bidang ilmu perilaku organisasi memberikan kerangka acuan teori maupun tool untuk mengetahui perilaku organisasi. Melalui mekanisme survey, eksperimen, observasi dan studi kasus, manajemen dapat mempelajari perilaku organisasi terkait perubahan sistem fasilitas kesehatan "Managed Care" menjadi "Indemnity dan menyusun strategi-strategi dalam mengelola perilaku organisasi untuk menerima sistem yang baru melalui komunikasi yang efektif yaitu mengkomunikasikan data-data informasi yang tepat sasaran.

Saran

Penulisan ini tidak luput dari keterbatasan-keterbatasan terutama keterbatasan waktu, kelengkapan teori dan kecukupan data. Kami sarankan peneliti berikutnya untuk dapat memperdalam penelitian ini.

DAFTAR PUSTAKA

Mary Welch Lancashire Business School, University of Central Lancashire, Preston, UK, berjudul The evolution of the employee engagement concept halaman 335.

Jerald Greenberg. 2005. Managing Behavior in Organization. Prentice hall: New Jersey.

Jerarrd Greenberg Managing Behavior In Organizations Chapter 2.

Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 293.

Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 304.

Jerarrd Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 311.